MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan.

Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :

- Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.

- Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

Dokumen dan Prosedur

Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :
 

MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.

3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

- Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

- Pencurian Barang.

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus

mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

Melakukan Pemeriksaan atas Barang yang Datang

Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.

Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan dapat dilakukan minimal sekali setahun. Namun demikian hasil penghitungan persediaan tidak dapat menggantikan angka yang tercatat di buku persediaan, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil penghitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam pencatatan.

Selain untuk mengoreksi kesalahan catatan persediaan, penghitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau wakilnya sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan fisik persediaan.

Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi.

Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. Jika perusahaan menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan antara catatan persediaan dan fisik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun, produksi biasanya tidak berjalan dan karyawan libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih awal dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.

Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan pendahuluan. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai tehnik penghitungan barang. Barang-barang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat kontrol harus digunakan formulir penghitungan. Bentuk formulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.

Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total persediaan.

Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.

Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta mencatat hasilnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut :

1). Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan.

2). Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer akuntansi tahu pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat semacam kerangka prosedur yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar anggota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang terangkum dalam prosedur

3). Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.

4). Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang yang berkualitas rendah atau rusak, hendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen.

5). Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu formulir khusus. Jika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benar-benar diawasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang dari perhitungan didua lokasi dapat di hindarkan.

6). Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas.

7). Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing –masing kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara kerja tim. Formulir itu dibagi menjadi tiga bagian yaitu :

a). Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil perhitungan yang dilakukan kelompok pertama.
b). Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil perhitungan kelompok kedua.

c). Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata-kata SELESAI DIHITUNG.

Referensi: SMKN 2 Teluk Kuantan oleh Nofri Yanti Ningsih